Quirófano, piso, urgencias, farmacia y CEYE operan cada uno como su propia unidad, con su almacén, su caja y su agenda. Y lo que pasa con el paciente y lo que pasa con el material son el mismo registro.
El quirófano terminó a las dos de la tarde. La farmacia se entera el jueves, cuando alguien pasa la hoja de consumo. Para entonces el material ya salió, el paciente ya se fue de alta, y nadie puede decir con certeza qué se usó en ese procedimiento ni qué se cobró.
Una hoja por almacén, actualizada por alguien distinto cada vez. La existencia real se sabe el día del conteo, y para entonces ya cambió.
El medicamento caducado aparece cuando se va a usar. No hubo aviso porque nadie tenía la fecha de ese lote, solo la cantidad total del artículo.
La historia está en un consultorio, las notas en el piso y los estudios en otra carpeta. Quien lo recibe en urgencias empieza de cero.
El censo se lleva en una libreta y en la cabeza de quien está de turno. Admisión pregunta por teléfono para saber si puede ingresar a alguien.
Salió el medicamento pero no se cobró, o se cobró y no se descontó. La diferencia se busca al cierre, cuando ya nadie recuerda el caso.
Cuando los números llegan al escritorio, el mes ya cerró. Lo que se puede hacer con esa información es explicarla, no corregirla.
Quirófano, CEYE, farmacia, piso y urgencias se dan de alta como unidades del hospital. Cada una tiene su propio almacén, su propia caja, sus propios médicos y su propia agenda, y opera sin estorbar a las demás. No son sistemas que se comunican: es el mismo sistema mirando por áreas.
Los datos fiscales, el catálogo común y la visión completa. Todo lo que pasa abajo suma aquí.
Quirófano, CEYE, farmacia, piso. Con su almacén, su caja, su personal y su agenda. Se entra a una y se ve solo lo suyo.
Cada unidad tiene almacén propio, y el material se mueve entre ellos con transferencia, no con un vale de papel.
Por eso el consumo del quirófano no se reconcilia a fin de mes: sale de su almacén, contra su cirugía, y se ve en el momento.
Un inventario que cuenta piezas sirve para pedir. Uno que cuenta lotes sirve para operar un hospital: es el único que puede decirle qué caduca en treinta días, qué se le puso a qué paciente y de qué compra salió.
Cada entrada nace con su lote y su caducidad. Si la recepción es parcial, se recibe lo que llegó y el resto queda pendiente.
La salida descuenta el origen y la entrada abona el destino cuando se confirma la recepción. El material en tránsito está localizado.
El conteo detecta la diferencia; el ajuste la corrige, con responsable y motivo. Nunca se toca la existencia sin dejar rastro.
Consulta de lo que está por caducar, con el tiempo suficiente para moverlo, devolverlo o consumirlo primero.
Quirófano, CEYE, piso y urgencias descuentan contra su área y contra el paciente cuando corresponde.
De la compra a la salida, pasando por cada transferencia y cada ajuste. Para una auditoría o para entender un descuadre.
La mayoría de los sistemas tratan todo el catálogo igual. Este distingue lo que está regulado, y no deja que salga sin lo que la norma pide.
Al vender un antibiótico el sistema exige el nombre del médico y su cédula. No es una advertencia que se pueda saltar: sin ese dato la venta no avanza. Todo eso queda en un libro consultable, que es justo lo que se pide cuando llega una visita de verificación.
Los recetarios se generan con folio consecutivo y código de barras, y queda registrado qué lote se imprimió y quién lo imprimió. El control empieza antes de que la receta se escriba.
Firmado y guardado con el expediente del paciente, no en una carpeta aparte que hay que ir a buscar.
Si un lote se retira del mercado, la pregunta "¿a quién se le puso?" tiene respuesta en una consulta, no en una revisión de expedientes.
Su historia clínica, sus consultas, sus ingresos, sus estudios, sus medicamentos y sus cargos. Quien lo atiende ve lo mismo, esté en urgencias, en piso o en el consultorio.
| Documento | Qué contiene | Quién lo genera |
|---|---|---|
| Historia clínica | Ficha, antecedentes, exploración, diagnóstico | Médico |
| Nota de consulta | Motivo, evolución, indicaciones | Médico |
| Hoja de enfermería | Signos, ministración, cuidados por turno | Enfermería |
| Órdenes de laboratorio | Estudios solicitados y resultados | Médico |
| Órdenes de imagenología | Estudio, indicación y hallazgos | Médico |
| Registro de medicamentos | Qué se ministró, cuándo y quién | Enfermería |
| Consentimiento informado | Procedimiento, riesgos, firma | Médico y paciente |
| Imágenes | Estudios y documentos digitalizados | Cualquier área |
Nadie cambia todo un hospital en una semana, y quien se lo prometa está vendiéndole un problema. Se entra por donde más duele y más rápido se nota, y lo demás se suma por etapas.
| Etapa | Qué entra | Estado |
|---|---|---|
| 1. Farmacia y almacén | Catálogo, lotes, caducidades, compras, transferencias, conteos | En operación |
| 2. Caja e ingresos | Turnos, arqueos, facturación, autorizaciones | En operación |
| 3. Expediente y consulta | Historia clínica, citas, órdenes, enfermería, recetas | En operación |
| 4. Piso y hospitalización | Ingresos con cuarto y médico, notas, enfermería, alta | En operación |
| 5. Quirófano, tococirugía y CEYE | Cada área como unidad: agenda, almacén propio y caja propia | En operación |
| 6. Tablero de dirección | Ocupación, consumo y resultado de todas las unidades en una vista | En el proyecto |
Las cinco primeras etapas ya operan hoy en una institución completa, todos los días y con pacientes reales. Se entra por una y se suman las demás conforme el hospital las va dando de alta como unidades: no hay que apagar nada para empezar, ni esperar meses para ver el primer resultado.
La demostración se hace con su catálogo de medicamentos y su forma de trabajar, no con datos de ejemplo. En una sesión se ve si le sirve.